Daten sind für jedes Unternehmen das wichtigste Kapital. Daher muss sichergestellt werden, dass die Daten unter allen Umständen gültig und nutzbar sind. Datenvalidierung und Datenüberprüfung sind zwei wichtige Prozesse, um sicherzustellen, dass Daten diese beiden Eigenschaften besitzen. Durch die Datenüberprüfung wird sichergestellt, dass die Daten sauber, korrekt und aussagekräftig sind. Durch die Datenüberprüfung wird sichergestellt, dass alle Kopien der Daten so gut wie das Original sind. Diese beiden Prozesse stellen also sicher, dass die Organisation durch unerwartete Fehler in den Daten kein Geld verliert.
Bei der Datenüberprüfung wird sichergestellt, dass die Daten gültig sind (sauber, korrekt und nützlich). Datenvalidierungsverfahren verwenden Datenvalidierungsregeln (oder Prüfroutinen), um die Gültigkeit (hauptsächlich Korrektheit und Aussagekraft) der Daten sicherzustellen. Sie gewährleistet auch die Gültigkeit der Eingabedaten, um die Sicherheit des Systems zu gewährleisten. Diese Regeln werden automatisch durch Datenwörterbücher implementiert. Die Datenvalidierung kann auch durch das Deklarieren von Datenintegritätsregeln oder Verfahren zur Durchsetzung von Geschäftsregeln (insbesondere in Geschäftsanwendungen) implementiert werden. Diese Geschäftsregeln werden normalerweise in der ersten Analyse der Geschäftsanforderungen erfasst, die von den Business Analysten durchgeführt wird. Es ist sehr wichtig, Geschäftsregeln zu Beginn des Prozesses zu implementieren, da falsch validierte Daten sich in der Regel negativ auf die Ausführung des Geschäftsprozesses auswirken.
Die einfachste Form der Validierung besteht darin, die Eingabe zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie aus Zeichen der "gültigen" Menge besteht. Ein Validierungsprozess für die Telefonverzeichnisanwendung sollte beispielsweise die eingegebenen Telefonnummern überprüfen, um sicherzustellen, dass sie nur Nummern, Plus- / Minuszeichen und Klammern (und nichts anderes) enthalten. Ein wenig fortgeschrittenere Validierungsprozesse könnten auch das Ländercode-Feld prüfen, um zu prüfen, ob es sich um legitime Ländercodes handelt.
Bei der Datenüberprüfung wird eine Kopie der Daten überprüft, um sicherzustellen, dass sie genau der ursprünglichen Kopie der Daten entspricht. Die Datenüberprüfung ist normalerweise erforderlich, wenn Sie Ihre Daten gesichert haben. Die meisten modernen Sicherungsprogramme verfügen über integrierte Überprüfungsfunktionen. Mit der Brennsoftware können Sie auch am Ende des Brennvorgangs eine Überprüfung durchführen. Wenn die Daten auf der gebrannten Disc verifiziert sind, geht es Ihnen gut. Wenn nicht, müssen Sie die CD wegwerfen und erneut brennen. Die Datenüberprüfung ist ein sehr wichtiger Vorgang, da Sie sich sicher fühlen, da Sie sicher sind, dass Sie die gesicherten Daten tatsächlich verwenden können, falls die Originaldaten verloren gehen oder beschädigt werden. Überprüfungssoftware stellt normalerweise sicher, dass die Kopie lesbar ist und der Inhalt genau mit dem ursprünglichen Inhalt übereinstimmt. Es dauert also mehr Zeit als ein einfaches Backup, aber die Mühe lohnt sich. In der Regel führen große Unternehmen die automatischen Sicherungen jedoch nachts durch. Daher ist die Verlängerung der Zeit aufgrund des Überprüfungsprozesses kein ernstes Problem.
Die Datenüberprüfung wird normalerweise an der Originalkopie oder den Eingaben in das System durchgeführt, während die Datenüberprüfung an den Kopien (oder Sicherungen) der Daten erfolgt. Die Überprüfung der Gültigkeit von Eingaben ist im Vergleich zu den langwierigen Überprüfungsprozessen, die nach der Sicherung erfolgen, sehr schnell. Die Validierung kann verwendet werden, um Daten vor Fehlern der Benutzer zu schützen, während die Verifizierung verwendet werden kann, um Daten vor Problemen zu schützen, die aufgrund von Systemfehlern auftreten.